Kunden-E-Mails sortieren sich selbst, und Antwortzeiten bleiben unter Kontrolle
Jede E-Mail im gemeinsamen Postfach bekommt sofort eine Kategorie, eine Priorität und einen Verantwortlichen. Verzögert sich eine Antwort, eskaliert das System selbst – bis hin zur Leitung.
EigenentwicklungFertiges System für Support und gemeinsame Postfächer
- Kontrolle der Antwortzeiten
- Eskalation bis zur Leitung
- KI begründet ihre Entscheidung
01So funktioniert es: E-Mail → KI-Sortierung → Slack-Benachrichtigung und Anfrageliste → Fristkontrolle
01Vorher
Wenn alle Kunden-E-Mails in einem gemeinsamen Postfach landen, sortiert sie jemand von Hand. Wichtiges geht zwischen Spam und Routinefragen unter, E-Mails haben keinen Verantwortlichen, und Verzögerungen fallen erst auf, wenn der Kunde schon verärgert ist.
02Was sich geändert hat
- Ordnung ab der ersten Sekunde
die KI gibt jeder E-Mail eine Kategorie und eine Priorität, weist einen Verantwortlichen zu und filtert Spam heraus.
- Der Verantwortliche weiß es sofort
eine Slack-Benachrichtigung mit dem Kern der Anfrage.
- Fristen unter Kontrolle
alle 5 Minuten prüft das System die Fristen und eskaliert Überfälliges: Verantwortlicher → Teamleiter → Leitung.
- Nachvollziehbare Logik
die KI erklärt, warum sie Kategorie und Priorität gewählt hat – die Teamleitung sieht das und kann es korrigieren.
03So funktioniert es
- 01
Eine E-Mail kommt im gemeinsamen Postfach an
- 02
Die KI legt Kategorie, Priorität und Verantwortlichen fest
- 03
Der Verantwortliche wird benachrichtigt, die Anfrage bekommt eine Frist
- 04
Überfälliges wird automatisch stufenweise eskaliert
Derselbe Ansatz – für Ihre Aufgabe
Hier ist es ein Support-Postfach. Dieselbe Sortierung funktioniert für jeden Eingangskanal.
- 01Gemeinsames Vertriebspostfach
Anfragen, Rechnungen und Fragen gehen direkt an die richtige Person.
- 02HR und Recruiting
Lebensläufe nach Stelle und Priorität sortiert.
- 03Buchhaltung
Rechnungen und Belege im richtigen Ordner, mit Erinnerung an die Zahlungsfrist.
- 04Nicht nur E-Mail
Telegram, Website-Formulare und jeder andere Eingangskanal.
Die Regeln für Zuordnung und Fristen legen Sie fest – das System hält sich daran.
Unter der HaubeTechnische Details für Fachleute
- Entscheidungen mit Begründung
das Modell erklärt, warum es Kategorie und Priorität gewählt hat – die Logik ist sichtbar und leicht zu korrigieren.
- Fristprüfung nach Zeitplan
ein eigener Workflow prüft alle 5 Minuten die Fristen und eskaliert überfällige Anfragen stufenweise.
- Eine Datenbank für alle Anfragen
jede E-Mail ist eine Zeile mit Verantwortlichem, Frist und Status.
Stack
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